neděle 2. června 2013

Kultura schůzování

Zkusili jste si někdy spočítat, kolik času denně trávíte na schůzkách, a kolik z toho času je opravdu efektivně vynaloženého? Tedy, že čas který na té schůzce strávíte, vyváží hodnotu, kterou si z té schůzky odnesete. Zkusil jsem dát dohromady pár tipů, kterými můžete vylepšit skóre ve prospěch efektivně vynaloženého času. Rozdělil jsem je do třech kategorií, podle toho jestli jste host schůzky, její pořadatel a nebo někdo, kdo může ovlivnit obecně pravidla schůzování ve firmě.


Obecné

  • Zaměstnanec sedící většinu času na schůzích práci snadno vymyslí, ale těžko jí provede a ještě hůře zkontroluje její provedení, protože na to nebude mít čas. Čas strávený na schůzích musí být efektivně vynaložený a nikoliv promarněný.
  • Každý zaměstnanec by měl mít právo zvolit si souvislý časový úsek, ve kterém nechce, aby mu do něj kdokoliv plánoval schůzky. Pokud je to možné, uvalte embargo na plánování schůzek v určitém časovém rozpětí např. 10-12 nebo 13-15.
  • Jedním z důvodů k velkému počtu lidí na schůzkách může být špatný tok informací a nebo špatná organizace lidí, kdy není možné úkoly delegovat. Jednou jsem byl účastníkem velmi komické situace. Do zasedací místnosti v půlce schůzky vešel manažer a s vážnou tváří pronesl, že šel okolo a podle obsazení schůzky se mu zdá, jestli by se neměl rovněž účastnit.
  • Udělejte si průzkum mezi zaměstnanci, jestli si myslí, že tráví více času na schůzích než vlastní prací. Podívejte se na typickou velikost schůzek a udělejte si retrospektivu: kolik lidí bylo pozvaných, kolik jich bylo skutečně potřeba a jestli doputovaly informace tam kam měly.
  • Udělejte kalendář věci veřejnou, ať je na první pohled vidět, kdo a kolik času tráví na schůzkách. Jsou role s náplní práce, které vyžadují větší počet schůzek a role, kde je tomu naopak. Každopádně pokud má někdo rozplánovaný kalendář od rána do večera pět dní v týdnu, zřejmě neumí účast na schůzkách delegovat. Pokud je jeho účast nutná, vytváří ze sebe mnohdy Single Point Of Failure, jehož výpadek je kritický pro chod celého systému.

Host schůzky

  • Naučte se říkat Ne na pozvání. Pokud vám to nejde, nastavte si automatické zamítnutí pozvánky v nastavení kalendáře. Pokud vás někdo pozve na schůzku, vy mu to odmítnete, a on se vám neozve, pak zřejmě vaše účast není nutná. Položte si otázku, jestli je vaše účast nezbytně nutná. Pokud máte pochyby, vyžádejte si další detaily od pořadatele, případně rovnou zamítněte.
  • Automaticky odmítejte schůzky, které nemají jasnou agendu případně není jasný jejich účel. Nezávazně si můžete pokecat u piva nebo na obědě, ale není moc efektivní na to pálit 1/8 pracovního času za den.
  • Pokud hrozí, že si sebou vezmete mobilní telefon a nebo laptop, abyste stačili vyřídit další pracovní povinnosti, pak zřejmě není vaše účast zas tolik důležitá. Schůzku s klidným vědomím odmítněte.
  • Projděte si agendu schůzky a připravte se. Někdy stačí deset minut, někdy vám příprava zabere několik hodin a více. Je to zároveň přirozený filtr, který vám umožňuje regulovat počet schůzek, které jste za den schopni absolvovat.

Pořadatel schůzky

  • Pokud pořádáte schůzku, pozvěte pouze ty lidi, jejichž účast je nezbytná. Nechte na jejich libovůli, jestli pozvání budou delegovat. Zkontrolujte si alespoň pár hodin před schůzkou, že všichni přijali nebo delegovali.
  • Respektujte čas na přípravu. Neplánujte schůzku půl hodiny dopředu, protože to se na ní nikdo nestačí připravit, případně delegovat svojí účast.
  • Nezvěte části organizační struktury. Potřebuji Ferdu Vomáčku, tak pozvu jeho šéfa a raději šéfa jeho šéfa.
  • Uvědomte si, že schůzka plánovaná ne jednu hodinu znamená, že všichni účastníci přijdou o 1/8 pracovního času za den. Ukončete schůzku dříve, pokud je vše probrané. Nenatahujte účast lidí za účelem probrat "další záležitosti, když už tu sedíme".
  • Nebojte se vykázat všechny, co si na schůzku přijdou posedět. Poznáte je většinou podle toho, že si otevřou laptop, do kterého koukají od začátku až do konce.
  • Pečlivě připravte agendu a popis schůzky, jaký je očekávaný vstup a výstup. Projevíte tím úctu k času pozvaných a zajistíte tím určitý průběh jednání.
  • Na konci každé schůzky zkontrolujte, že jste došli k nějakému závěru, a že jsou s ním všichni srozuměni. I kdyby mělo být závěrem, že k žádnému závěru nedošlo.
  • Pokud se schůzka zvrhne v hádku, případně přestanete sledovat agendu, zakročte a nastolte pořádek. Pokud jste se dostali do slepé uličky, raději schůzku ukončete.
  • Z každé schůzky zpracujte výstup a ten pošlete všem zúčastněným. Dobře zapsaný výstup umožňuje sdílet informace pro větší počet lidí, než ten který byl na schůzce.
  • Pokud pořádáte pravidelné schůzky, udělejte si průzkum mezi pozvanými, jestli důvody k jejich zavedení stále platí a jestli je shledávají hodnotnými.

Schůzka by měla být nejefektivnější formou komunikace, snažte se proto dodržovat sadu určitých pravidel pro hosty i hostitele, jinak se zvrhne v bohapusté plýtvání časem všech zúčastněných. Doufám, že vám tenhle článek alespoň trochu pomůže vylepšit kulturu schůzek, kterých se účastníte. Pokud vás napadne nějaké další pravidlo, určitě se o něj podělte v komentářích pod tímto článkem.